Não fazê-la na hora certa, pode custar cinco vezes mais. Aprenda o passo a passo para colocar seu empreendimento nos eixos.
Você, síndico, é pautado pelas urgências e emergências? Está sempre correndo atrás do conserto dos equipamentos que quebraram? De problemas estruturais que foram piorando e das obrigações vencidas? Ou você segue uma agenda estruturada de manutenções, com orçamento aprovado previamente em assembleia?
Se respondeu sim para a primeira situação, lamento informar, mas seu condomínio está no rol dos que fazem manutenção corretiva. É aquela feita depois que o problema já chegou, se instalou e está detonando com o equipamento, a estrutura e as finanças do condomínio.
De acordo com especialistas do segmento condominial, a manutenção preventiva é uma forma de levar para o condomínio uma manutenção programada, evitando o aparecimento de falhas em operações e equipamentos do empreendimento, e, por consequência, minimizando custos e imprevistos.
Confira tabela básica de equipamentos, estruturas e sistemas que praticamente todo condomínio tem e precisa fazer a manutenção:
Por que implementar um programa de manutenção preventiva no condomínio?
O engenheiro civil Zeferino Velloso, diretor da VIP - Vistorias e Inspeções Prediais, resume em uma frase curta e direta o por que: “As edificações são como seres vivos. Se não cuidamos, elas depreciam (enfraquecem), ficam obsoletas e perdem suas funcionalidades (adoecem).”
Além de manter o condomínio em pleno funcionamento e evitar gastos desnecessários, Gabriel Karpat, diretor da GK Administração de Bens, lembra que, de acordo com o artigo 1348 do Código Civil, dentre as funções do síndico está justamente “diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns [do condomínio] e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores”.
O condomínio também passa a atender a norma ABNT NBR 5674/2012 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção.
Saiba mais sobre a ABNT NBR 5674/2012
Paulo Ribeiro, da Seleto Síndicos Profissionais no Rio de Janeiro, destaca a clareza da norma em seu texto: ‘Preservar as características originais da edificação’, ‘Prevenir a perda de desempenho decorrente da degradação’, ‘Criar programas de manutenção’.
“A norma não traz nenhuma penalidade, entretanto, se ocorrer um acidente e constatar-se que ocorreu por falta de manutenção, o síndico será responsabilizado civil e criminalmente por todos os prejuízos causados pela ausência de manutenção”, alerta José Carlos Loureiro Junior, advogado do escritório Loureiro & Ramalho.
Importante também lembrar que, no caso de condomínios novos, a garantia fornecida pela incorporadora se encerra ao completar cinco anos da entrega, ficando toda a responsabilidade, dali para frente, por conta do condomínio.
Saiba mais sobre Garantia da Construtora
Manual do proprietário: parâmetro para manutenção preventiva
Antonio Cury de Godoy, sócio diretor da Verat, app de manutenção predial a ser lançado em breve em parceria com o SíndicoNet, considera fundamental a manutenção preventiva desde a entrega do empreendimento com o recebimento do manual elaborado pela incorporadora ou construtora.
“Neste documento estão descritas todas as recomendações e cuidados para a perfeita conservação das estruturas físicas do condomínio e o bom funcionamento de suas máquinas e equipamentos”, explica Cury, que acumula 17 anos de experiência como síndico.
Embora nem sempre os condomínios sigam o manual da incorporadora, segundo Gabriel Karpart, este documento “é um baita parâmetro, importantíssimo para entender a depreciação de cada bem e criar o programa de manutenção .” Ele lembra que, de acordo com a Receita Federal, a depreciação de edificações é de 4% ao ano e de bens, de 10% ao ano.
E sem este programa, que deve ser desenvolvido especificamente para cada condomínio, é impossível mantê-lo em perfeito funcionamento. “Um plano de manutenção preventiva bem executado e detalhado permitirá identificar, com antecedência, indícios de possíveis problemas para que a solução seja programada com o devido cuidado que o item requer”, ressalta Cury.
DOWNLOAD: Consulte o capítulo "Manutenção" do “Manual de Áreas Comuns”, elaborado pelo Secovi-SP e SindusCon-SP, para criar um programa de Manutenção Preventiva.
Manutenção preventiva reduz custos do condomínio
O aspecto financeiro é outro fator importante. Segundo Cury, com um plano de manutenção preventiva, os custos envolvidos nisso serão reduzidos significativamente.
Por consequência, as surpresas não serão mais frequentes no dia a dia e não prejudicarão a qualidade de vida dos moradores, deixando para trás aqueles dias em que há queda de energia e as luzes de emergência não acendem e o gerador não liga, deixando sem funcionar elevadores, CFTV e portões automáticos.
Velloso cita um estudo realizado por W.R. Sitter (1984) que diz que o custo da manutenção não realizada na hora certa cresce cinco vezes.
Segundo estimativas mencionadas pela advogada e síndica profissional Taula Armentano, após degradado, equipamento ou estrutura pode ter sua manutenção até 40% mais cara do que se tivesse sido feita uma preventiva.
Com inspeções periódicas e vistorias programadas, é possível aplicar testes que viabilizem uma gestão financeira melhor e mais segura, diminuindo custos que situações emergenciais muita vezes geram. Isso sem contar os transtornos aos condôminos, que são evitados.
“A manutenção preventiva bem feita diminui em até 30% os gastos com a manutenção e ainda prolonga a vida útil dos equipamentos”, estima a especialista, com mais de 17 anos de experiência.
Cuidados com equipamentos do condomínio
Firmar contratos de manutenção de determinados equipamentos e sistemas com empresas especializadas é outro passo importantíssimo do programa de manutenção preventiva de qualquer condomínio. Elevadores, bombas, motores, geradores, ar condicionado, CFTV, cerca elétrica, luzes de emergência, portões e quadros elétricos são alguns exemplos.
Busque aqui por empresas de manutenção avaliadas por outros síndicos
Ter um inventário atualizado do patrimônio faz toda a diferença. “Com isso em mãos, criam-se protocolos de manutenções. Com base em indicadores do histórico dessas intervenções, é possível saber quais equipamentos demandam mais e vale a pena fazer contratos de manutenções mensais”, orienta Gabriel Karpat.
Contratos de manutenção preventiva bem amarrados
Para firmar um contrato com uma empresa de manutenção, o síndico deve prever uma cláusula com o objetivo do documento com o serviço descrito em detalhes e exigir SLA (acordo de nível de serviço) de acordo com o registro das ocorrências. Exemplos: estabelecer rotinas do prestador - quantas visitas com qual periodicidade, quantas revisões, testes etc - e ter registro de tudo o que for feito.
O síndico deve acompanhar os registros das ocorrências e avaliar o desempenho das empresas com base nos SLA´s. Se não cumprir, talvez seja indício de que a empresa não tenha capacidade de atender as demandas do condomínio.
Saiba mais sobre SLA´s
Ferramentas para gerenciar a manutenção preventiva
Os condomínios podem utilizar algumas ferramentas para auxiliar na gestão da manutenção preventiva, de roteiros, checklists e planilhas a aplicativos.
Conheça aqui o roteiro de inspeção de rotina para o zelador preparado pelo SíndicoNet.
Com raras exceções, os planos de manutenção dos condomínios não passam de listas controladas por planilhas. “É muito difícil controlar a periodicidade, acompanhar o que precisa ser feito e, principalmente, comparar e acompanhar os resultados das atividades”, comenta Antonio Cury.
Já há no mercado aplicativos que auxiliam o síndico nessa complexa tarefa. Há opções, como o app Verat, que chegará em breve ao mercado em parceria com o SíndicoNet, que montam um planejamento de manutenção preventiva de longo prazo, faz o gerenciamento de diversas rotinas e acompanhamento diário das atividades de zeladoria, com fornecimento de relatórios, em tempo real, com históricos, fotos e registros das atividades. Basta funcionários bem treinados para fazer o uso correto da ferramenta.
Etapas para o síndico implantar um programa de manutenção preventiva
- Contratação de um engenheiro especializado para elaborar o documento. Algumas administradoras já oferecem serviço de engenharia.
- Fornecimento ao engenheiro de toda a documentação existente no condomínio, como:
- manual de áreas comuns da incorporadora
- notas fiscais e garantias de todos os equipamentos
- atestados e certificados
- inventário de ativos
- contratos de manutenção já existentes
- Recebimento do programa de manutenção preventiva
- Assembleia: aprovação de verba destinada à manutenção
- Revisão de contratos existentes
- Contratos complementares de manutenção, se necessário
Caso prático: condomínio se organiza para implantar manutenção preventiva
Catarina Anderáos, esta que vos escreve e editora-chefe do SíndicoNet, é um exemplo clássico da síndica que assumiu o cargo já com o ônus de ter que resolver várias manutenções corretivas urgentes. Herança da gestão anterior, os problemas estão sendo resolvidos gradativamente para eu conseguir partir para o sonhado programa de manutenção preventiva.
Desde que assumi o cargo, há pouco mais de três anos, já acumulei no meu currículo três grandes obras. Impermeabilização da laje da cobertura, que já estava causando vazamentos danosos nas unidades do último andar; impermeabilização e reforma da piscina, deck e floreiras, cujas infiltrações afetaram a estrutura da garagem subsolo tamanho o abandono da situação; e a pintura da fachada, que foi feita pela última vez há 11 anos e estava completamente degradada.
Quando iniciei minha gestão, um dos serviços que começou a ser feito pela equipe de engenharia da nova administradora foi a vistoria visual. A equipe elabora um relatório detalhado de cada área do condomínio, acompanhado por fotos e estado de conservação, e checa se o condomínio está em dia com atestados e serviços obrigatórios. Seguindo a matriz GUT, o relatório apresenta uma tabela elencando as prioridades, dando um norte ao corpo diretivo por onde começar as manutenções e por que.
Matriz GUT vem da sigla Gravidade, Urgência e Tendência. É uma ferramenta usada na priorização de solução de problemas de organizações, projetos e - por que não? - condomínios e tomadas de decisão. A partir dela, o síndico consegue enxergar o que é realmente relevante ou mais prioritário para o condomínio.
Veja aqui empresas especializadas em laudos, vistorias e inspeções e perícias
Fonte consultada: Antonio Cury de Godoy (sócio diretor na Verat), Gabriel Karpat (diretor da GK Administração de bens), José Loureiro (advogado do escritório Loureiro & Ramalho), Paulo Ribeiro (Seleto Síndicos Profissionais), Taula Armentano (síndica profissional) e Zeferino Velloso (diretor da VIP)